برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)
تاریخچه
در دهه ۱۹۶۰ تمرکز سیستم های حوزه ساخت متوجه کنترل موجودی بود (Inventory Control) و اکثر نرم افزارهای کاربردی اعم از اختصاصی یا بسته نرم افزاری بعضا“ با قابلیت انطباق نسبی با نیازهای مشتریان با دیدگاه سنتی به حل این مساله می پرداختند .
در دهه ۱۹۷۰ ، مساله برنامه ریزی نیازهای مواد (Material Requirement Planning) کانون توجه گردید MRP موظف بود براساس برنامه زمانبندی کلان تولید محصولات ، نیازمندیهای مواد خام و اقلام نیمه ساخته ، قطعات نهایی و زیرمجموعه ها را در مقاطع زمانی معین محاسبه و تعیین کند.
در دهه ۱۹۸۰ ، مفهوم برنامه ریزی منابع برای حوزه ساخت (Manufacturing Resource Planning) به عنوان یکی از شاخه های مقوله MRP در سطح کارگاهها و نیز مدیریت غیرمتمرکز بسط و توسعه یافت و نهایتا“ به عنوان تئوری MRP II مدون گردید .
در دهه ۱۹۹۰ ، MRP II از حوزه ساخت به تدریج به سایر حوزه ها نظیر مهندسی ، مالی و نیروی انسانی گسترش یافت و به تدریج با واژه های دیگری از جمله MRP III به عنوان برنامه ریزی منابع مالی Money Resource Planning)) و سپس در نیمه دوم دهه ۹۰ ، بعنوان برنامه ریزی منابع سازمان ERP (Enterprise Resource Planning) در مقیاس گسترده مطرح شد .
به موازات فرایند فوق در چند دهه گذشته از همان ابتدا بحث گزارش دهی به مدیریت سازمان بطور طبیعی مطرح بود. در ابتدا به لحاظ محوریت داشتن مساله کنترل موجودی ارائه گزارشات مدیریتی مکانیزه عمدتا“ در این زمینه و نیز عملکرد مالی در مقایسه با بودجه بود . در ادامه آن با طرح MRP ارائه گزارش نیازمندیها ،کمبودها و… جهت ارائه به مدیریت نیز در دستور کار قرارگرفت و متعاقبا“ با طرح MRP II و توسعه سیستم های عملیاتی و اطلاعاتی به سایر حوزه ها طبیعتا“ گزارش دهی به مدیریت ابعاد فراگیرتری پیدا نمود .
آنچه تا این مقطع تحت عنوان MIS وجود داشت چیزی جز گزارشدهی صرف در خصوص عملکرد و برخی مقایسات آن با برنامه ، به مدیریت نبود ودر جریان تکوین MRP II تعریف جدیدی از MIS که کلیت سیستم های عملیاتی و اطلاعاتی را با نگرش عمدتا“ درون سازمانی و به صورت ۴ لایه مرتبط با یکدیگر در نظر میگیرد مطرح گردید . (لایه سیستم های عملیاتی “ T.P.S “ ، لایه گزارش دهی به مدیریت و سرپرستی “ M.R.S “ ، لایه پشتیبانی تصمیم گیری “ D.S.S “ و لایه اطلاع رسانی مدیریت عالی سازمان “EIS “ ) و براین اساس کلیه مجموعه فوق که گزارشدهی به مدیریت صرفا“ جزئی از آن میباشد به عنوان MIS تلقی گردید.
مجموعه سیستم هایی که MIS را متناسب با نیازهای دهه ۸۰ و اوایل دهه ۹۰ پوشش داده و به عنوان محصول به بازار عرضه شدند عناوین مختلفی را به خود اختصاص میدادند از Total system تا Integrated system ، Enterprise system و… لیکن وجه مشخصه همه آنها این بود که به دلیل نگاه درون سازمانی توان و ظرفیت انطباق پذیری سریع با تغییرات ناشی از عوامل برون سازمانی را نداشتند و بحث روابط با مشتریان و جذب تکنولوژی روز نیز با کندی قابل توجهی در راهکارهای ارائه شده به کار بسته می شد و نهایتا“ به جای اینکه رویکرد حرکت از نیاز مشتریان را داشته باشند دیدگاه انطباق حتی المقدور محصول با نیازهای مشتری را تعقیب میکردند .
در این مرحله با ارتقاء راهکارها و محصولات مختلفی که با مضمون MIS و عناوین مختلف به بازار عرضه شده بود به تدریج جهت گیری سازندگان متوجه اعمال تغییرات مشخص به منظور ساخت محصولی که (علیرغم ویژگی آماده بودن هسته های اصلی آن) قابلیت انطباق کامل با نیازهای مشتری را داشته باشد و ضمنا“ در جریان پیاده سازی امکان اصلاح روشهای جاری مشتری رامتناسب با ظرفیتهای نو فراهم سازد مطرح گردید .
در ادامــه سیر تکاملی تولید سیستم های مـوردنیاز جهت رفــع نیازهای انفورماتیکی سازمانــها محصول ERP بعنوان مجموعه امکانات سیستمی که با اتکاء به آخرین دستاوردهای فن آوری اطلاعات جهت تامین نیازهای انفورماتیکی سازمان ها ، مؤسسات و شرکتها جهت برنامه ریزی منابع و با نگرش توام درون و برون سازمانی بوجود آمد .
ERP ، مجموعه فرآیندهای عملیاتی و جریان اطلاعاتی یکپارچه را جهت بهره برداری بهینه از منابع هر سازمان با نگرش اتکاء به تغییرات مداوم فراهم می سازد .
محصول ERP نسبت به محصولات مشابه قبلی خود از ویژگیهای زیر برخوردار می باشد :
– پوشش دهی کامل نیازها
– برخورداری از امکانات ویژه برای خدمات رسانی به مشتریان
– حذف کامل فواصل اطلاعاتی درون سازمانی و ایجاد محیط شفاف اطلاعاتی
– اتکاء به تکنولوژی روز و برخورداری از ظرفیت جذب دستاوردهای جدید
– برخورداری از ابزارهای کمکی پیشرفته در امر تصمیم گیری به لحاظ دسترسی به محیط شفاف اطلاعاتی .
تفاوت های محصولات مبتنی بر رویکرد MIS با ERP
۱- در MIS مساله BPR (مهندسی مجدد فرایندها Business Process Reengineering ) در حالت ایده آل مقدم بر استقرار اجزاء متشکله MIS بوده است. در حالیکه در تفکر حاکم بر تولید محصول ERP حرکت توأم در زمینه BPR و استقرار ERP جهت پوشش دهی کلیت نیازهای سازمان اجتناب ناپذیر است و به این ترتیب با زمان و هزینه محدودتر سیستم ها و روشهای یک سازمان در آن واحد و توأما“ بهبود می یابند و میزان کارایی و بهره وری سازمان حداکثر افزایش را خواهد یافت .
۲- در ERP تاکید بسیار ویژه ای روی خدمات دهی به مشتریان وجود دارد و زاویه دید متوجه انتظارات مشتری از سازمان است . بنابراین مجموعه سیستم های مربوط به حوزه مشتریان و تکنولوژی پشتیبانی کننده آن متناسب با نیازهای روز و چشم انداز آتی نزدیک پیش بینی و ارائه میشود .
۳- MIS عمدتا“ رویکرد درون گرا نسبت به عملیات جاری و اطلاعات درون سازمانی دارد و در ویرایش های جدید آن سعی شده است از طریق لایه اطلاع رسانی مدیریت عالی سازمان (EIS) این ضعف جبران شود . درحالیکه ERP وجه برون سازمانی و محیط مؤثر بر سازمان را نیز هم وزن درون سازمان مدنظر قرار میدهد به همین خاطر نسبت به سیستم های پوشش دهنده عملیاتی که تا دیروز ذاتی درون سازمان بودند و امروز برون سازمانی محسوب میشوند انعطاف پذیری بسیار بالایی وجود دارد .
۴- در MIS هدف انطباق نسبی با نیازها تا جائی که تغییر بنیادی در محصول را طلب نکند میباشد در حالیکه در ERP خواستگاه ، نیازهای مشتری است ومحصول ERP موظف به انطباق کامل با آنها ، بدون توجه به تغییرات اصلی و جانبی که ممکن است در محصول ضرورتا“ اعمال شود می باشد .
۵- در MIS ، رویه های اجرایی ، درونی سیستم ها یا اصطلاحا“ Built-in بوده و غیرقابل تفکیک است در حالیکه در ERP رویه ها در دو بخش دیده شده اند . رویه هایی که درون سیستمی هستند و رویه هایی که گردش اطلاعات بین سیستم های متشکله ERP را در برمی گیرند و یا اصطلاحا“ فرآیند گردش عملیات سازمان را شامل میشوند و میتوانند توسط استفاده کننده بدون اعمال تغییر در برنامه های سیستم ها هربار تعریف و بازنگری شوند .